Un groupe de travail de la Fondation Internet Nouvelle Génération

Tableau des tâches de coordination

Le tableau ci-dessous liste un certain nombre de tâches de coordination. Il doit permettre d’analyser en profondeur nos propres projets. Pour chacune des tâches nous pouvons nous demander le type de coordination que nous utilisons, ainsi que les critères qui doivent permettre de passer au moment judicieux à un mode plus collectif.

Les tâches de coordination peuvent être assurées :

• par un chef qui agit directement sur les personnes et sur les actions
• par un coordinateur qui agit sur l’environnement
• par les membres eux-mêmes de façon totalement décentralisée

Lorsque la coordination est centralisée (chef ou coordinateur), il peut exister plusieurs cas de figure :

• Une personne unique qui prend en compte toutes les tâches
• La répartition de la coordination entre deux rôles : une personne qui gère les contraintes (par exemple les attentes d’un commanditaire) et une qui gère les opportunités (permettre au groupe d'être créatif et innovant)
• La distribution de chaque tâche à des membres différents. Dans ce cas la tâche de coordination est toujours centralisée mais son affectation peut être discutée par le groupe lors de réunions synchrones, chacun s'appropriant "à la volée", "à tour de rôle" des rôles et des responsabilités tout en en obtenant la légitimité (pour pouvoir sans craindre de blesser, rappeler à l'ordre ceux qui perdraient de vue le cap)

Responsabilités à assumer	Assumées par une personne ayant un rôle de coordination Intelligence individuelle	Facilitées par le coordinateur Coordination par l'environnement	Assumées par les participants Intelligence Collective
Définition des objectifs
Définir les objectifs	avant l'existence du groupe	garantir que cela est fait	dès que possible
Etre la mémoire des objectifs		oui
découper les tâches pour que la non-coopération ou l'échec de certains n'entraîne pas l'échec du groupe		oui	Lorsque c'est possible
Actions collectives
Assurer une unité d'action (de sens, de contexte, de projet)	Si nécessaire	si possible	si possible
Réaliser les différentes tâches opérationnelles	Uniquement les tâches critiques restantes (où il n'y a pas le droit à l'erreur)		autres tâches non critiques (ne pas enfermer les personnes dans des tâches et ne pas conditionner une tâche à une personne)
Identifier les tâches restant à faire	au début		Dès que possible
Résultat des actions collectives
Vérifier que les choix faits par le groupe répondent bien aux besoins	Quand il n'y a personne d'autre	Garantir que cela est fait	dès que possible
Réalisation des synthèses (Rapporteur)	Quand il n'y a personne d'autre	Garantir que cela est fait	de préférence
Montrer les réalisations du groupe au groupe et à l'extérieur (faciliter "la conscience du groupe par lui-même")	au début	garantir que cela est fait	dès que possible
Vie du groupe
Faire converger l'intérêt individuel et collectif		oui	Lorsque les participants sont matures
Faciliter l'implication des membres	le coordinateur est lui aussi un mécanisme "d'échange d'estime"	oui	dès que possible
Définir qui assume le rôle de coordinateur	au début : l'initiateur du projet	faciliter la succession	Lorsque le groupe est mâture certains rôles de coordination ne sont plus conditionnés à une personne mais appropriés par les participants et même parfois assumés collectivement.