Un groupe de travail de la Fondation Internet Nouvelle Génération

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retrouvez les synthèses des différents aspects qui favorisent l'Intelligence Collective

et le questionnaire "comprendre par vous même ce qui se passe dans un groupe"

Tâches de coordination

Différents types de prise en charge

On peut distinguer différentes prises en charges pour chaque tâche de coordination dans un groupe :
  • rassemblée entre les mains d'un coordinateur général
  • déléguée ou prise en charge par une personne particulière (ou quelques unes)
  • déléguée de façon tournante à un membre
  • répartie dans le groupe sans responsable identifié (auto-organisation)
  • déléguée à une structure externe
  • déléguée à un outil sur lequel on s'est déchargé de la responsabilité
  • pas pris en charge

Les différentes tâches de coordination

Les tâches réalisées par un groupe peuvent le plus souvent être gérées par une approche opportuniste. Peu de ces tâches sont critiques et il arrive même qu'une tâche prévue n'aboutisse pas mais que l'on arrive à un autre résultat parfois encore plus intéressant que celui prévu.

Les tâches de coordination sont, pour leur part, souvent des tâches critiques. Elle doivent être traitées avec une attention particulière :
  • Définir les objectifs ou s'assurer que cela est fait
  • Etre la mémoire des objectifs
  • Répartir des tâches
  • Assurer la cohérence des actions
  • Réaliser les tâches critiques
  • Identifier les tâches non réalisées
  • Vérifier la réponse aux besoins
  • Synthèse des actions et échanges
  • Valoriser les actions à l'extérieur
  • Faire converger les intérêts
  • Faciliter l'implication des membres
  • Définir qui coordonne
(cette liste n'est pas forcément exhaustive, mais présente un ensemble de tâches qu'il ne faut pas oublier de prendre en compte)

Quelques idées pour faciliter la réalisation des tâches de coordination

  • Choisir la répartition ou non des tâches de coordination en fonction du niveau de maturité du groupe
    • Certaines tâches peuvent être déléguées ou même réparties alors que d'autres seront mieux traitées de façon centralisées pouyr un groupe donné
  • Disposer de tableaux de bord pour qu'aucune des tâches de coordination ne soit oubliée
  • Avoir des moyens de visualisation du groupe car avoir une vue d'ensemble du groupe n'est pas facile (y compris lorsqu'on en fait parti) :
    • Ces représentations du groupe peuvent servir le(s) coordinateur(s) mais également les membres pour faciliter l'auto-organisation
  • Les outils de coordination (en particulier informatiques) peuvent être utiles ou au contraire destructeurs :
    • Ils sont utiles lorsqu'ils démultiplient les moyens du(des) coordinateur(s) sans rajouter trop de contraintes sur le coordinateur et les membres
    • Ils sont destructeurs lorsqu'ils servent de pretexte pour que le(s) coordinateur(s) se déresponsabilise et se desimplique
    • Ils sont destructeurs lorsqu'ils rajoutent des contraintes qui vont augmenter le niveau du seuil à franchir pour s'impliquer
      • Dans ce cas, il est toujours préférable que les outils n'imposent pas un seul usage (surtout s'il est différents des modes de fonctionnement précédents) mais permettent de s'adapter aux différents usages des utilisateurs
Mots clés : #coordination28